Grille d'évaluation d'un prestataire : critères pondérés et preuves

Poser le cadre : objectifs, transparence et critères vérifiables

À Genève, le règlement sur la passation des marchés publics (RMP) régit les appels publics et sur invitation. L'État et les communes attribuent le marché au prestataire offrant le meilleur rapport qualité/prix/services, selon des critères définis.

L'adjudication doit respecter l'usage parcimonieux des deniers publics, l'égalité de traitement, une concurrence efficace, la transparence des procédures et le respect des conditions de travail. S'y ajoutent l'égalité de traitement entre femmes et hommes et l'impartialité de l'adjudication.

Les critères d'évaluation doivent être objectifs, vérifiables et pertinents pour le marché. Un critère impossible à documenter, à mesurer ou à rattacher à l'objet n'a pas sa place dans la grille : il serait indéfendable en recours.

Trois familles d'exigences coexistent sans se confondre. Les spécifications techniques décrivent la prestation. Les conditions d'aptitude déterminent quels soumissionnaires peuvent concourir. Les critères d'adjudication classent les offres admises.

L'État de Vaud le formule ainsi : les offres s'évaluent sur les spécifications techniques, l'aptitude et les critères d'adjudication. Ces derniers doivent être liés aux prestations. Une grille correcte comporte trois tableaux distincts, jamais un amalgame.

Le tableau d'adjudication se construit en colonnes : critère, sous-critère, poids, barème de notation, preuve exigée et annexe correspondante. Ces colonnes rendent la grille lisible pour les soumissionnaires et contrôlable pour l'adjudicateur.

Le squelette d'adjudication vaudois est numéroté. Les barèmes publiés couvrent les critères 1, 2, 3 et 5 ainsi que le sous-critère 4.1 ; un second barème traite le sous-critère 4.2. Le critère 4 se scinde donc en deux sous-critères ; les autres restent au niveau du critère.

Une ligne se lit de bout en bout : intitulé, poids, barème, preuve, annexe. Le délai d'exécution se mesure en jours ou en semaines et se prouve par un planning. L'organisation du chantier se décrit par un plan de phases ; la maintenance, par un concept écrit.

Une ligne incomplète ne peut pas être notée. Sans poids, elle ne se compare pas ; sans barème, elle ne se note pas ; sans preuve, elle ne se vérifie pas. Les colonnes se remplissent avant la publication, jamais pendant l'évaluation.

Distinguer aptitude et adjudication avant de construire les colonnes

Dans le modèle vaudois, les grilles de critères et de sous-critères séparent l'aptitude de l'adjudication. Seuls les critères d'adjudication et leurs sous-critères reçoivent une pondération.

Les lignes d'aptitude ne reçoivent ni poids ni barème : elles se traitent par admission ou exclusion, pièce à l'appui. Les noter en points mélange les deux logiques et rend la grille incohérente.

L'aptitude agit comme un filtre : elle porte sur les conditions de participation et sur le déroulement de l'examen d'aptitude. Les preuves requises sont annoncées dans l'appel d'offres.

L'article 35 LMP/AIMP range explicitement « les critères d'aptitude et les preuves requises » parmi les informations minimales de l'appel d'offres. Selon la procédure choisie, l'avis peut aussi fixer le nombre maximal de soumissionnaires invités à présenter une offre dans une procédure sélective.

Le rangement suit une règle simple. Tout élément qui écarte ou admet un soumissionnaire — capacité financière, autorisations, références, effectifs, assurances — va dans la colonne aptitude. Tout élément qui compare deux offres admissibles — qualité du concept, délais, organisation, prix — va dans la colonne adjudication, avec barème et poids.

Mélanger les deux produit deux erreurs. On note la solidité d'une entreprise plutôt que la valeur de son offre, ou on élimine un soumissionnaire sur un critère qui n'était pas une condition de participation.

Le tri tient à une question : la pièce sert-elle à écarter un soumissionnaire ou à comparer deux offres ? Les critères d'accès se traitent par admission ou exclusion. Les critères de performance se notent, avec un poids.

Un seuil minimal peut séparer les deux logiques sur un même critère. En dessous du seuil annoncé, l'offre est écartée ; au-dessus, elle est notée. Le seuil se publie avec le poids et le barème.

Choisir des critères liés à la prestation, dont au moins un critère qualitatif

Deux exigences encadrent les critères d'adjudication : ils doivent être liés aux prestations, et au moins un critère qualitatif doit s'ajouter au prix. Une grille exclusivement tarifaire n'est donc pas admissible en règle générale, sauf pour les biens largement standardisés (voir plus bas).

Le lien avec la prestation signifie que chaque critère s'explique par une caractéristique de la fourniture, du service ou du chantier. Il peut s'agir du délai d'exécution, de l'organisation du chantier, du concept de maintenance, de la qualité des matériaux ou des compétences affectées au mandat.

Les exemples documentés portent souvent sur des preuves de système ou de produit. Outre le prix, des critères déterminants peuvent viser une certification, telle que l'ISO 9001.

Pour certaines fournitures, un justificatif reconnu sur le produit ou la matière peut servir de base documentaire, à condition d'être pertinent pour l'objet du marché. Exiger un label sans lien avec la prestation n'a aucun sens et affaiblit la grille.

Un critère n'entre dans la grille que s'il se prête à une note. Le délai d'exécution se mesure en jours ou en semaines, l'organisation du chantier se décrit par un plan de phases, la maintenance par un concept écrit, les compétences par les personnes affectées au mandat. Faute de quoi la ligne reste innotable et fragilise le classement.

Les critères chiffrés se prêtent le mieux à une note. En logistique, le taux de livraison à l'heure se vise au-dessus de 95 % et le taux de dommages en dessous de 0,5 %. Ces repères se rattachent à une ligne d'adjudication et se prouvent par des relevés.

Les critères qualitatifs ne sont pas écartés pour autant. La fiabilité des livraisons et le taux de réclamations se mesurent ; la communication et la flexibilité se décrivent. Chaque famille reçoit sa ligne, son poids et sa pièce.

Pondérer et annoncer les règles avant l'évaluation

La pondération des critères d'adjudication doit figurer dans les documents de la procédure ou, à défaut, dans l'avis. Le mode de calcul du prix doit aussi être annoncé : appliqué au même jeu de prix, deux barèmes produisent des classements différents.

La même disposition légale range aussi la pondération des critères d'adjudication parmi les informations minimales, lorsque ces indications ne figurent pas dans les documents d'appel d'offres. Les poids annoncés lient l'adjudicateur. Qu'ils figurent dans l'avis ou dans le dossier, ils s'appliquent tels quels à l'ouverture des offres.

La pondération porte sur les critères et, dans le modèle vaudois, sur les sous-critères d'adjudication. Une grille qui affiche 30 % pour « qualité » sans préciser la répartition des sous-critères laisse une marge d'appréciation qui fragilise l'adjudication.

Chaque ligne d'adjudication affiche un poids chiffré, au niveau du critère comme du sous-critère. Une grille dont les poids restent implicites ne permet pas de vérifier que l'offre la plus avantageuse a bien été retenue.

Le marché doit être adjugé à l'offre totalisant le plus grand nombre de points après évaluation de l'ensemble des critères d'adjudication. Déplacer des points d'un critère à un autre change mécaniquement le gagnant. Mieux vaut fixer poids et barèmes avant l'ouverture, documenter ces choix dans le dossier et ne plus y toucher pendant l'évaluation.

Un total de points fixé à l'avance simplifie la pondération. Une grille privée de choix d'un intégrateur télécom se note sur 8 critères et 60 points. L'addition des points départage alors les candidats sans arbitrage supplémentaire.

La pondération peut s'accompagner de seuils minimaux. Un critère reste éliminatoire en dessous du seuil annoncé, puis se pondère au-dessus. Seuils et poids se publient ensemble, avant l'ouverture des offres.

Preuves : demander des pièces comparables, pas des affirmations

Chaque critère et sous-critère doit indiquer la pièce qui permettra de le noter. La grille se lit donc ligne à ligne : à une ligne d'adjudication correspond une preuve identifiée. Dans le dispositif vaudois, ces informations sont recueillies auprès des soumissionnaires au moyen d'annexes identifiées.

Il s'agit des annexes R1, R5, R6, R9 et R13 du Guide romand, de l'annexe Q1 du Guide romand et des annexes Q6 à Q9 selon le type de marché. S'y ajoutent l'annexe 5 de la directive DRUIDE 1.2.3 (avec son document explicatif) et l'annexe 6.

Les pièces d'aptitude s'inscrivent dans la logique de l'annexe 3 à l'OMP. Cette annexe porte sur les conditions de participation et sur le déroulement de l'examen de l'aptitude.

Les preuves se rangent en trois familles : la certification, telle que l'ISO 9001 ; la preuve sur le produit ou la matière ; et la pièce descriptive rattachée à la prestation. Chaque famille occupe sa propre ligne dans la grille.

Une certification ou un label ne vaut que s'il est vérifiable et pertinent pour l'objet. Le cadre genevois exige des critères objectifs, vérifiables et pertinents par rapport au marché.

Une attestation de certification, telle que l'ISO 9001, peut y répondre lorsqu'elle est contrôlable et rattachable à l'objet. Un document sur le produit ou la matière peut également y répondre aux mêmes conditions. Ces pièces sont contrôlables, rattachables à l'objet et comparables d'un soumissionnaire à l'autre.

Une déclaration sur l'honneur non étayée ne permet pas une notation reproductible. Il en va de même d'une référence commerciale sans coordonnées vérifiables ou d'une promesse de moyens non chiffrée.

Trois modes de preuve suffisent à couvrir une grille : certification, indicateur chiffré et politique documentée. La certification, notamment l'ISO 9001, constitue une preuve possible. Un relevé de livraisons à l'heure vaut pour la ponctualité, une politique écrite pour l'organisation.

La colonne des annexes se remplit ligne par ligne. Chaque critère d'adjudication renvoie à une annexe nommée du jeu R1, R5, R6, R9, R13, Q1, Q6 à Q9. Une annexe qui ne sert aucune ligne n'a pas à être demandée.

Un audit sur site complète les pièces écrites pour les critères de système. Un audit conforme à l'ISO 9001 documente les processus du prestataire. L'absence d'une pièce obligatoire déclenche une escalade immédiate, pas une note partielle.

Noter avec des barèmes : points, sous-critères et offre la plus avantageuse

Les barèmes de notation sont établis en fonction des critères d'adjudication, sous-critères compris. Ils servent à noter les offres et à déterminer l'offre la plus avantageuse, celle qui totalise le plus grand nombre de points.

L'administration cantonale vaudoise publie des barèmes distincts. Elle prévoit notamment un barème pour les critères 1, 2, 3 et 5 et le sous-critère 4.1, et un barème pour le sous-critère 4.2.

Chaque critère reçoit un barème explicite, une note, puis une conversion en points pondérés. La somme de ces points départage les offres.

Le prix occupe une ligne comme les autres, avec son barème et sa règle de notation annoncée. Le soumissionnaire doit pouvoir reconstituer, à la lecture de la grille, comment sa note se transforme en points.

Une exception subsiste : lorsque le marché porte sur des biens largement standardisés, l'adjudication peut se faire exclusivement sur la base du prix le plus bas, conformément à l'art. 29, al. 4 AIMP. L'adjudicateur doit alors l'annoncer dans les documents d'appel d'offres. Dans tous les autres cas, une grille sans critère qualitatif ni mode de notation du prix annoncé expose la procédure à contestation.

Le calcul suit trois temps : note au barème pour chaque critère, conversion en points pondérés, addition. Le classement suit la somme, du total le plus élevé au plus faible. Une seule ligne mal pondérée suffit à changer le rang.

Le score global débouche sur une décision explicite : agréer, développer, sécuriser ou remplacer le prestataire. En logistique, des taux de livraison à l'heure supérieurs à 95 % et des taux de dommages inférieurs à 0,5 % constituent des points de repère, sans se substituer à la décision fondée sur le score global.

Adapter la grille au type de marché

Il n'existe pas de grille unique. Les grilles vaudoises de critères et sous-critères couvrent l'aptitude et l'adjudication. Elles comportent des pondérations pour les critères et sous-critères d'adjudication. Elles dépendent du type de marché : travaux de construction, fournitures, prestations de services.

Elles figurent aux annexes 1 à 3 de la directive DRUIDE 1.2.3 « Procédure et décisions d'adjudication des marchés publics de l'Etat de Vaud », une annexe par type. Reprendre la grille d'un autre type de marché est une erreur de méthode : les sous-critères pertinents pour un chantier ne le sont pas pour une fourniture standard.

Le type de procédure dépend lui aussi de la valeur du marché. À Genève, le gré à gré s'applique en dessous de 100'000 CHF pour les fournitures et en dessous de 150'000 CHF pour les services et la construction (second œuvre). Pour la construction (gros œuvre) et le génie civil, il s'applique en dessous de 300'000 CHF.

La procédure sur invitation couvre 100'000 à 250'000 CHF pour les fournitures. Elle couvre 150'000 à 250'000 CHF pour les services et le second œuvre. Elle couvre 300'000 à 500'000 CHF pour le gros œuvre et le génie civil.

La procédure ouverte ou sélective s'applique au-delà de 250'000 CHF. Elle s'applique au-delà de 500'000 CHF pour le gros œuvre et le génie civil en ouverture nationale. En ouverture internationale, elle s'applique au-delà de 350'000 CHF. Pour les marchés de construction, si l'ouvrage total dépasse 8,7 millions de CHF, les seuils fixés par les traités internationaux s'appliquent.

Pour la construction, l'appel d'offres et ses documents encadrent la procédure. La définition, l'appréciation et la notation des critères d'aptitude comme des critères d'adjudication doivent rester cohérentes entre la grille interne de l'adjudicateur et les documents d'appel d'offres. Aucun double jeu de critères contradictoires n'est admissible.

À Genève, la commission consultative instituée par le règlement sur la passation des marchés publics (N°127) adresse aux autorités adjudicatrices des recommandations. Elles portent sur l'organisation des appels d'offres de mandataires de la construction et sur celle des marchés de construction.

Hors marchés publics, la grille suit la même mécanique, allégée. Une grille privée de choix d'un intégrateur télécom retient 8 critères notés sur 60 points. Elle se remplit critère par critère et se clôt sur un score unique.

Trois questions cadrent la grille avant toute notation : le besoin réel, le niveau de service critique et l'horizon d'engagement. Un support 24/7 ne se pondère pas comme un support en heures ouvrées. Un projet de trois ans ne se note pas comme un engagement de cinq ans.

Les critères changent avec la catégorie d'achat. Sur un horizon long, la solidité financière et la capacité d'évolution passent devant. Sur un horizon court, la réversibilité contractuelle et la portabilité des configurations priment. Les critères d'un transporteur ne sont pas ceux d'un prestataire intellectuel.

Seuils de procédure par type de marché (Genève)

Checklist avant publication : ce que doit contenir la grille

L'appel d'offres ou l'avis direct contient les informations minimales de l'art. 35 LMP/AIMP. Il indique le nom et l'adresse de l'adjudicateur. Il précise le genre de marché, le type de procédure, le code CPV et, pour les services, le code CPC.

Il décrit les prestations avec leur nature et leur quantité, ou la quantité estimée si elle n'est pas connue. Il mentionne les éventuelles options. Il indique le lieu et le délai d'exécution.

Il précise, le cas échéant, la division en lots, la limitation du nombre de lots et la possibilité d'offres partielles. Il peut limiter ou exclure la participation des communautés de soumissionnaires et le recours à des sous-traitants. Il peut aussi limiter ou exclure les variantes.

Il indique une éventuelle enchère électronique et l'intention de mener un dialogue. Il fixe le délai de remise des offres ou des demandes de participation. Il énonce les exigences de forme, notamment la méthode des deux enveloppes (prestation et prix séparés) et les langues de la procédure et des offres.

Il énumère les critères d'aptitude ainsi que les preuves requises. Il fixe le nombre maximal de soumissionnaires invités en procédure sélective. Il indique les critères d'adjudication, avec leur pondération, lorsque ces indications ne figurent pas dans les documents d'appel d'offres.

Il mentionne le droit réservé d'adjuger des prestations partielles et la durée de validité des offres. Il donne l'adresse d'obtention des documents et l'éventuel émolument. Il précise la soumission ou non aux accords internationaux, les soumissionnaires préimpliqués et les voies de droit.

Contrôle final de la grille : liste complète des critères et sous-critères, avec un contenu explicite pour chacun. Pondération affichée pour chaque critère et sous-critère d'adjudication. Barèmes de notation joints et barème du prix précisé.

Preuves exigées critère par critère, avec les annexes correspondantes. Traitement des variantes, des lots et des offres partielles. Organisation d'une séance de questions-réponses.

Chaque ligne d'adjudication affiche son poids, son barème et sa preuve ; chaque preuve renvoie à une annexe nommée. Une ligne sans preuve ne peut pas être notée, une ligne sans poids ne peut pas être comparée.

Dernier point de vigilance : aucun critère ne doit figurer à la fois dans l'aptitude et dans l'adjudication. Chaque pièce demandée doit servir à noter une ligne de la grille.

Contrôle du squelette : chaque critère et sous-critère d'adjudication porte un intitulé, un poids, un barème, une preuve et une annexe nommée. Le total des poids est annoncé. La règle de notation du prix figure dans les documents.

Contrôle de la décision : le total de points de la grille est fixé avant l'ouverture. La règle de sortie — agréer, développer, sécuriser ou remplacer — est écrite. Les seuils minimaux sont publiés avec les critères concernés.

Contrôle des documents : périmètre, exigences techniques, tableaux de prix, critères d'évaluation et dates clés figurent dans l'appel d'offres. Les indispensables sont séparés des éléments souhaitables. La date d'émission et la date de remise sont indiquées.