Registre du commerce, TVA et poursuites : vérifier un prestataire suisse

Trois vérifications, trois réponses différentes

Trois registres répondent à trois questions distinctes. Les confondre est l'erreur la plus fréquente.

Le registre du commerce atteste l'existence juridique de l'entité, sa forme et ses organes. Cette base de données publique est gérée par les cantons sous haute surveillance de la Confédération. Elle contient les informations sur la forme juridique, la propriété et la gouvernance des entreprises inscrites.

Le registre IDE, tenu par l'Office fédéral de la statistique, attribue un identifiant unique et permet de retrouver la fiche de l'entreprise. Le statut TVA indique si l'entreprise est assujettie à la taxe sur la valeur ajoutée et depuis quand.

Évitez de prendre le numéro CHE pour un certificat de fiabilité : sa seule présence ne prouve pas un assujettissement actif. Une entreprise peut avoir un IDE sans être inscrite au registre TVA. À l'inverse, une inscription au registre du commerce ne dit rien de la régularité fiscale.

Chaque vérification a sa source. Zefix documente l'existence et les organes. Le registre IDE officiel donne l'identifiant et le statut TVA. L'AFC est l'autorité d'inscription et de radiation en matière de TVA.

Pour la vérification d'un prestataire suisse, les trois sources sont le registre du commerce, le statut TVA et le régime de poursuite. Le registre du commerce donne l'existence et les organes. Le statut TVA, via le registre IDE, donne l'assujettissement. Le régime de poursuite, fondé sur l'art. 39 al. 1 LP, donne la voie de recouvrement.

L'ordre de lecture recommandé est celui-ci : existence sur Zefix, assujettissement TVA sur le registre IDE officiel, régime de poursuite par l'inscription au registre du commerce. Une réponse obtenue dans un registre ne se déduit pas d'un autre.

Trois vérifications essentielles pour un prestataire suisse

Zefix : nom, forme juridique, siège et canton

Zefix, l'index central des raisons de commerce, est accessible gratuitement à toute personne. La Confédération exerce la haute surveillance et tient ce registre central, actualisé tous les jours. La gestion du registre du commerce incombe aux cantons : on compte 28 offices du registre du commerce en Suisse, soit trois dans le canton du Valais et un pour chaque canton et demi-canton.

La recherche individuelle sur Zefix identifie une entreprise, sa forme juridique et son canton d'inscription. La recherche est aussi utile avant un engagement : elle permet de vérifier si le nom envisagé entre en conflit avec une raison sociale déjà inscrite.

La répartition cantonale n'est pas un détail administratif. Une société établie à Genève relève du registre genevois ; une entité basée dans le canton de Vaud relève du registre vaudois.

C'est auprès de ce registre cantonal — pas de Zefix — que l'on obtient des documents officiels supplémentaires. Toute personne peut y obtenir gratuitement des extraits concernant une entreprise ; les personnes morales peuvent demander les statuts contre le paiement d'une taxe. Les extraits sont aussi consultables en ligne sur le portail Zefix.

Une entreprise absente du registre : normal ou anormal ?

L'absence d'une entreprise dans Zefix ne se lit pas de la même manière selon sa forme juridique : l'obligation d'inscription varie.

Doivent s'inscrire elles-mêmes nommément au registre du commerce : les raisons individuelles à partir de CHF 100'000 de chiffre d'affaires annuel, les sociétés en nom collectif, les sociétés en commandite. S'y ajoutent les associations gérant une activité commerciale, ainsi que les succursales d'entreprises étrangères et suisses.

D'autres formes doivent être inscrites par un notaire. Il s'agit des sociétés anonymes (SA), des sociétés en commandite par actions, des sociétés à responsabilité limitée (Sàrl), des coopératives et des fondations. Les fondations familiales et ecclésiastiques font exception.

Conclusion pratique : pour une SA ou une Sàrl, une absence au registre est un signal d'alarme, car l'inscription conditionne la constitution de la société. Pour une raison individuelle, l'absence peut simplement signifier que le seuil de chiffre d'affaires n'est pas atteint. L'entreprise n'est alors pas encore soumise à l'inscription, sans que sa structure soit irrégulière.

Le numéro TVA : ce que le format CHE dit, et ce qu'il ne dit pas

Selon l'AFC, le numéro TVA se compose du numéro IDE et du complément « TVA », soit le format CHE-123.456.789 TVA. Le complément peut s'écrire en italien (IVA) ou en allemand (MWST) ; l'abréviation anglaise (VAT) n'est pas autorisée. Le numéro IDE est un identifiant attribué aux entreprises en Suisse ; il peut être retrouvé via le registre IDE officiel de l'OFS, dont l'inscription est gratuite pour les entreprises.

Sur les factures, d'autres formulations apparaissent : « N° TVA : CHE-123.456.789 », « CHE123456789 », « CHE123456789TVA (ou IVA, MWST) », « CHE 123 456 789 TVA », ou même « N° TVA : 123.456.789 ». Une facture dont le numéro est formulé autrement n'empêche pas le destinataire assujetti de déduire l'impôt préalable, pour autant que les conditions des articles 28 à 33 LTVA soient remplies.

Un point prête souvent à confusion : même abrégés de la même manière en allemand (UID), le numéro IDE suisse n'a rien à voir avec le numéro d'identification de TVA délivré dans l'UE, dit numéro de TVA intracommunautaire. Ce dernier n'est demandé que pour les prestations intracommunautaires, soit la livraison d'un bien ou la fourniture d'un service entre deux États membres de l'UE.

Une société établie en Suisse qui ne fournit aucune prestation dans l'UE n'en dispose pas. Conséquence : une recherche dans VIES ne valide pas un numéro suisse.

Vérifier l'assujettissement actif, pas seulement l'existence du numéro

La recherche se fait sur le registre IDE officiel, par raison sociale ou par numéro IDE au format CHE-XXX.XXX.XXX. Une fois l'entreprise trouvée, le registre indique si elle est activement assujettie à la TVA.

Lisez la fiche, ne vous contentez pas de la présence d'un numéro. Comparez l'identité et l'adresse du fournisseur avec celles de la facture, puis la date de la prestation avec la période d'assujettissement.

Concrètement, ouvrez le registre IDE officiel à l'adresse uid.admin.ch, puis recherchez l'entreprise par son nom ou par son IDE. La fiche obtenue porte la mention d'assujettissement. Trois éléments se comparent ensuite avec la facture : l'identité, l'adresse et la période.

Le décalage temporel est le piège classique. Un registre indiquant un début d'assujettissement au 1er janvier 2026 ne justifie pas à lui seul une TVA portée sur une prestation de décembre 2025. Le traitement doit être clarifié : l'IDE seul ne répond pas à cette question.

La déduction de l'impôt préalable dépend de la période d'assujettissement. Si la date de la prestation précède le début d'assujettissement, le traitement doit être clarifié. L'IDE seul ne permet pas de trancher.

L'AFC est l'autorité compétente pour l'inscription au registre et la radiation. Elle délivre aussi, sur demande, des attestations d'entreprise, d'inscription ou de paiement, utiles quand la fiche du registre ne suffit pas à documenter un point précis.

Poursuites : ce que l'inscription au registre implique pour vos créances

La troisième vérification porte sur le régime de poursuite. Une entreprise inscrite au registre du commerce est soumise à la poursuite par voie de faillite (art. 39 al. 1 LP). L'élément à lire est donc l'inscription elle-même, telle qu'elle ressort du registre du commerce et de Zefix. Cette information indique la voie de recouvrement, pas la solvabilité.

Un seul créancier peut déposer une requête de faillite. Cette requête fait tomber toute la fortune dans une masse en faillite. Tous les créanciers concernés doivent alors recevoir leur créance de cette masse. La faillite correspond à la liquidation totale de la société.

Cette information documente un régime juridique, pas la solvabilité d'un prestataire donné. Qu'une entreprise soit inscrite ne dit rien sur sa santé financière ni sur sa capacité à honorer une facture. Cela signifie seulement que le recouvrement forcé d'une créance passe par la faillite, et non par la saisie, avec les conséquences collectives que cela implique pour l'ensemble des créanciers.

Pièges et faux amis

Le registre de transparence des ayants droit économiques n'est pas un outil de vérification de prestataire. La loi fédérale sur la transparence des personnes morales et l'identification des ayants droit économiques (LTPM) entre en vigueur le 1er octobre 2026.

Ce registre réunira les informations sur les personnes physiques qui contrôlent effectivement les entreprises concernées. Cela inclut la plupart des SA et Sàrl. Cela inclut aussi les coopératives, les sociétés en commandite par actions et certaines sociétés de placement collectif.

Il sera tenu sous forme électronique par l'Office fédéral de la justice. Contrairement au registre du commerce, il ne sera pas accessible au public. Sa consultation sera principalement réservée aux autorités habilitées, aux intermédiaires financiers et à certains professionnels dans le cadre de leurs obligations légales. Il ne permet donc pas de contrôler un fournisseur.

Second faux ami : les registres privés. Les nouveaux entrepreneurs sont souvent contactés par des registres privés. Ce genre d'inscription entraîne souvent plus de dépenses qu'autre chose et n'a aucune valeur officielle.

Les recherches individuelles sur Zefix sont gratuites. L'inscription dans le registre IDE officiel de l'OFS est gratuite pour les entreprises. Les extraits officiels s'obtiennent auprès du registre cantonal compétent.