Handelsregister, MWST und Betreibung: Schweizer Dienstleister prüfen

Drei Prüfungen, drei verschiedene Antworten

Drei Register beantworten drei unterschiedliche Fragen. Sie zu verwechseln ist der häufigste Fehler.

Das Handelsregister bestätigt die rechtliche Existenz einer Einheit, ihre Rechtsform und ihre Organe. Diese öffentliche Datenbank wird von den Kantonen unter der Oberaufsicht des Bundes geführt. Sie enthält Informationen zur Rechtsform, zum Eigentum und zur Unternehmensführung der eingetragenen Firmen.

Das UID-Register, geführt vom Bundesamt für Statistik (BFS), weist eine eindeutige Identifikationsnummer zu und ermöglicht das Auffinden des Unternehmensprofils. Der MWST-Status zeigt an, ob das Unternehmen der Mehrwertsteuer unterstellt ist und seit wann.

Vermeiden Sie es, die CHE-Nummer als Zuverlässigkeitszertifikat zu missdeuten: Ihre alleinige Präsenz beweist keine aktive Steuerpflicht. Ein Unternehmen kann eine UID haben, ohne im MWST-Register eingetragen zu sein. Umgekehrt sagt eine Eintragung im Handelsregister nichts über die steuerliche Regularität aus.

Jede Prüfung hat ihre Quelle. Zefix dokumentiert die Existenz und die Organe. Das offizielle UID-Register liefert die Identifikationsnummer und den MWST-Status. Die ESTV ist die Behörde für die Eintragung und Streichung in der Mehrwertsteuer.

Für die Prüfung eines Schweizer Dienstleisters sind die drei Quellen das Handelsregister, der MWST-Status und das Betreibungsrecht. Das Handelsregister gibt Aufschluss über die Existenz und die Organe. Der MWST-Status, über das UID-Register, zeigt die Steuerpflicht auf. Das Betreibungsrecht, basierend auf Art. 39 Abs. 1 SchKG, definiert den Inkassoweg.

Die empfohlene Lesereihenfolge ist folgende: Existenz auf Zefix, MWST-Pflicht im offiziellen UID-Register, Betreibungsart durch die Eintragung im Handelsregister. Eine in einem Register erhaltene Antwort lässt sich nicht aus einem anderen ableiten.

Drei wesentliche Prüfungen für einen Schweizer Dienstleister

Zefix: Name, Rechtsform, Sitz und Kanton

Zefix, der zentrale Handelsregisterindex, ist für jede Person kostenlos zugänglich. Der Bund übt die Oberaufsicht aus und führt dieses zentrale Register, das täglich aktualisiert wird. Die Führung des Handelsregisters obliegt den Kantonen: In der Schweiz gibt es 28 Handelsregisterämter, davon drei im Kanton Wallis und je eines für jeden Kanton und Halbkanton.

Die individuelle Suche auf Zefix identifiziert ein Unternehmen, seine Rechtsform und seinen Einschreibungskanton. Die Suche ist auch vor einer Beauftragung nützlich: Sie ermöglicht es zu prüfen, ob der geplante Name mit einer bereits eingetragenen Firma kollidiert.

Die kantonale Zuständigkeit ist kein administratives Detail. Eine Gesellschaft mit Sitz in Genf untersteht dem Genfer Register; eine Einheit mit Sitz im Kanton Waadt untersteht dem Waadtländer Register.

Bei diesem kantonalen Register — nicht bei Zefix — erhält man zusätzliche offizielle Dokumente. Jede Person kann dort kostenlos Auszüge bezüglich eines Unternehmens beziehen; juristische Personen können die Statuten gegen Zahlung einer Gebühr anfordern. Die Auszüge sind auch online auf dem Zefix-Portal einsehbar.

Ein im Register fehlendes Unternehmen: normal oder abnormal?

Das Fehlen eines Unternehmens in Zefix ist je nach Rechtsform unterschiedlich zu interpretieren: Die Eintragungspflicht variiert.

Sich selbst namentlich im Handelsregister eintragen lassen müssen: Einzelunternehmen ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000, Kollektivgesellschaften und Kommanditgesellschaften. Hinzu kommen Vereine, die eine kommerzielle Tätigkeit ausüben, sowie Zweigniederlassungen ausländischer und schweizerischer Unternehmen.

Andere Formen müssen durch einen Notar eingetragen werden. Dies betrifft Aktiengesellschaften (AG), Kommanditaktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Genossenschaften und Stiftungen. Familien- und kirchliche Stiftungen bilden eine Ausnahme.

Praktische Schlussfolgerung: Bei einer AG oder GmbH ist das Fehlen im Register ein Alarmsignal, da die Eintragung Voraussetzung für die Gründung der Gesellschaft ist. Bei einem Einzelunternehmen kann das Fehlen einfach bedeuten, dass die Umsatzschwelle nicht erreicht ist. Das Unternehmen ist dann noch nicht eintragungspflichtig, ohne dass seine Struktur unregelmässig wäre.

Die MWST-Nummer: Was das Format CHE aussagt und was nicht

Gemäss der ESTV setzt sich die MWST-Nummer aus der UID-Nummer und dem Zusatz «MWST» zusammen, also im Format CHE-123.456.789 MWST. Der Zusatz kann auf Italienisch (IVA) oder Deutsch (MWST) geschrieben werden; die englische Abkürzung (VAT) ist nicht zugelassen. Die UID ist eine in der Schweiz an Unternehmen vergebene Identifikationsnummer; sie kann über das offizielle UID-Register des BFS abgerufen werden, wobei die Eintragung für Unternehmen kostenlos ist.

Auf Rechnungen erscheinen andere Formulierungen: «MWST-Nr.: CHE-123.456.789», «CHE123456789», «CHE123456789MWST (oder IVA)», «CHE 123 456 789 MWST» oder sogar «MWST-Nr.: 123.456.789». Eine Rechnung, deren Nummer anders formuliert ist, hindert den vorsteuerabzugsberechtigten Empfänger nicht daran, die Vorsteuer abzuziehen, sofern die Bedingungen der Artikel 28 bis 33 MWSTG erfüllt sind.

Ein Punkt sorgt oft für Verwirrung: Auch wenn sie im Deutschen gleich abgekürzt werden (UID), hat die schweizerische UID-Nummer nichts mit der in der EU ausgestellten Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der sogenannten innergemeinschaftlichen USt-IdNr., zu tun. Letztere wird nur für innergemeinschaftliche Leistungen benötigt, also die Lieferung einer Ware oder die Erbringung einer Dienstleistung zwischen zwei Mitgliedstaaten der EU.

Eine in der Schweiz ansässige Gesellschaft, die keine Leistungen in der EU erbringt, verfügt nicht darüber. Konsequenz: Eine Suche in VIES validiert keine schweizerische Nummer.

Die aktive Steuerpflicht prüfen, nicht nur die Existenz der Nummer

Die Suche erfolgt im offiziellen UID-Register, nach Firmennamen oder nach UID-Nummer im Format CHE-XXX.XXX.XXX. Sobald das Unternehmen gefunden ist, zeigt das Register an, ob es aktiv der MWST unterstellt ist.

Lesen Sie das Profil, begnügen Sie sich nicht mit der Präsenz einer Nummer. Vergleichen Sie die Identität und die Adresse des Lieferanten mit denen auf der Rechnung, dann das Datum der Leistung mit der Periode der Steuerpflicht.

Konkret öffnen Sie das offizielle UID-Register unter uid.admin.ch und suchen das Unternehmen nach seinem Namen oder seiner UID. Das erhaltene Profil enthält den Hinweis auf die Steuerpflicht. Drei Elemente werden anschliessend mit der Rechnung verglichen: die Identität, die Adresse und der Zeitraum.

Die zeitliche Verschiebung ist die klassische Falle. Ein Register, das den Beginn der Steuerpflicht auf den 1. Januar 2026 ausweist, rechtfertigt allein keine auf eine Leistung vom Dezember 2025 ausgewiesene MWST. Die Behandlung muss geklärt werden: Die UID allein beantwortet diese Frage nicht.

Der Vorsteuerabzug hängt vom Zeitraum der Steuerpflicht ab. Wenn das Datum der Leistung vor dem Beginn der Steuerpflicht liegt, muss die Behandlung geklärt werden. Die UID allein erlaubt keine Entscheidung.

Die ESTV ist die zuständige Behörde für die Eintragung ins Register und die Streichung. Sie stellt auf Anfrage auch Unternehmens-, Eintragungs- oder Zahlungsbestätigungen aus, die nützlich sind, wenn das Registerprofil nicht ausreicht, um einen spezifischen Punkt zu dokumentieren.

Betreibung: Was die Eintragung im Register für Ihre Forderungen bedeutet

Die dritte Prüfung betrifft die Betreibungsart. Ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen untersteht der Betreibung auf dem Weg des Konkurses (Art. 39 Abs. 1 SchKG). Das zu lesende Element ist also die Eintragung selbst, wie sie aus dem Handelsregister und Zefix hervorgeht. Diese Information zeigt den Inkassoweg auf, nicht die Zahlungsfähigkeit.

Ein einzelner Gläubiger kann ein Konkursgesuch stellen. Dieses Gesuch lässt das gesamte Vermögen in eine Konkursmasse fallen. Alle betroffenen Gläubiger müssen dann ihre Forderung aus dieser Masse erhalten. Der Konkurs entspricht der totalen Liquidation der Gesellschaft.

Diese Information dokumentiert eine Rechtsordnung, nicht die Zahlungsfähigkeit eines bestimmten Dienstleisters. Dass ein Unternehmen eingetragen ist, sagt nichts über seine finanzielle Gesundheit oder seine Fähigkeit, eine Rechnung zu bezahlen. Es bedeutet lediglich, dass die Zwangseinziehung einer Forderung über den Konkurs läuft und nicht über die Pfändung, mit den kollektiven Konsequenzen, die dies für alle Gläubiger mit sich bringt.

Fallstricke und falsche Freunde

Das Transparenzregister der wirtschaftlich Berechtigten ist kein Werkzeug zur Überprüfung von Dienstleistern. Das Bundesgesetz über die Transparenz von juristischen Personen und die Identifizierung der wirtschaftlich Berechtigten (GwG-Transparenz) tritt am 1. Oktober 2026 in Kraft.

Dieses Register wird die Informationen über die natürlichen Personen zusammenführen, die die betreffenden Unternehmen effektiv kontrollieren. Dazu gehören die meisten AGs und GmbHs. Dazu gehören auch Genossenschaften, Kommanditaktiengesellschaften und bestimmte Anlagekollektive.

Es wird elektronisch vom Bundesamt für Justiz geführt. Im Gegensatz zum Handelsregister wird es nicht öffentlich zugänglich sein. Die Einsichtnahme bleibt hauptsächlich den zuständigen Behörden, den Finanzintermediären und bestimmten Fachpersonen im Rahmen ihrer gesetzlichen Pflichten vorbehalten. Es eignet sich daher nicht zur Kontrolle eines Lieferanten.

Zweiter falscher Freund: private Register. Neue Unternehmer werden oft von privaten Registern kontaktiert. Diese Art der Eintragung verursacht oft mehr Kosten als Nutzen und hat keinen offiziellen Wert.

Die individuellen Recherchen auf Zefix sind kostenlos. Die Eintragung im offiziellen UID-Register des BFS ist für Unternehmen kostenlos. Die offiziellen Auszüge erhält man beim zuständigen kantonalen Register.