Schweizer Rechnungssoftware und MWST: Anforderungen und Kriterien

Was die Schweizer Mehrwertsteuer bei der Softwarewahl ändert

Die obligatorische Steuerpflicht beginnt ab 100’000 CHF weltweitem massgebendem Umsatz. Ab diesem Schwellenwert meldet sich das Unternehmen beim Register der ESTV an, verrechnet die Mehrwertsteuer und meldet sich wieder ab, falls die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind. Die Feststellung der Steuerpflicht, die Anmeldung und die Abmeldung richten sich nach dem MwSt-Info 02 der ESTV, welches die Regeln vorgibt, die das Tool abbilden muss. Eine Software, die den im laufenden Jahr fakturierten Umsatz nicht verfolgt, erlaubt keine Überwachung dieses Schwellenwerts.

In der Schweiz gibt es drei Steuersätze: 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (ermässigter Satz) und 3,8 % (Sondersatz, insbesondere für Beherbergung, inklusive direkt mit der Übernachtung verbundenem Frühstück). Diese wurden am 1. Januar 2024 eingeführt und gelten auch 2026 weiter. Der Satz hängt von der genauen Art des Verkauften ab, nicht bloss von der Branche: Eine einzige Rechnung kann daher Positionen mit unterschiedlichen Sätzen enthalten. Die Software muss einen Satz pro Zeile verwalten, diesen pro Artikel oder Dienstleistung speichern und den Gesamtbetrag nach Sätzen aufschlüsseln.

Gemäss der effektiven Methode berechnet das Unternehmen die Mehrwertsteuer auf seinen Verkäufen, zieht die Vorsteuer auf seinen beruflichen Einkäufen ab, sofern die Bedingungen erfüllt sind, und zahlt die Differenz an die ESTV. Beispiel: 10’000 CHF exkl. Steuer für Leistungen zum Normalsatz generieren 810 CHF erhobene Mehrwertsteuer; 324 CHF Mehrwertsteuer sind auf den Ausgaben der Periode vorsteuerabzugsberechtigt; es verbleiben 486 CHF zur Zahlung. Die Software muss diese drei Beträge pro Abrechnungsperiode liefern, nicht nur eine Rechnungssumme.

Der Vorsteuerabzug ist nie automatisch: Er erfordert eine Ausgabe, die mit einer vorsteuerabzugsberechtigten Tätigkeit zusammenhängt, sowie einen korrekten Nachweis. Bestimmte Leistungen aus den Bereichen Gesundheit, Bildung, Versicherung oder Bankwesen sind vom Anwendungsbereich der Mehrwertsteuer ausgenommen; die dabei angefallene Vorsteuer ist grundsätzlich nicht abzugsberechtigt.

Eine korrekt dokumentierte Exportlieferung wird ohne Schweizer Mehrwertsteuer fakturiert, wobei das Recht auf Vorsteuerabzug grundsätzlich erhalten bleibt. Seit 2025 können bestimmte Unternehmen eine jährliche Abrechnung beantragen, ohne dass die Anzahlungen während des Jahres entfallen: Die Periodizität muss daher im Tool einstellbar sein.

Die Rechnungsangaben, die die Software prüfen muss

Das KMU-Portal des SECO listet die erwarteten Elemente auf. Name und Adresse des Lieferanten, inklusive seiner MWST-Nummer: Seit dem 1. Januar 2014 ist dies die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID), ergänzt um den MWST-Zusatz. Name und Adresse des Empfängers (Angabe erforderlich auf Kassenbons über 400 CHF) sowie Datum der Lieferung oder Leistungserbringung, falls es vom Rechnungsdatum abweicht. Genaue Beschreibung der Ware oder Dienstleistung, Preis (Gegenleistung), angewandter Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag, falls dieser nicht im Preis inbegriffen ist, Unterschrift.

Artikel 26 MWSTG erlaubt es, das Erforderliche vom Nützlichen zu trennen. Die Rechnungsnummer und das Fälligkeitsdatum erleichtern die Ablage und die Identifikation von Zahlungen, gehören aber nicht zu den in diesem Artikel ausdrücklich aufgeführten Angaben. Wenn die Steuer im Preis inbegriffen ist, genügt gemäss MWSTG die Angabe des Steuersatzes. Eine gute Software blockiert daher die Ausstellung, solange die gesetzlichen Angaben fehlen, und behandelt Verwaltungsfelder – eindeutige Nummer, Fälligkeit, IBAN oder QR-Abschnitt – als separate Daten.

In der Schweiz ist die Rechnung nur auf Verlangen des Empfängers obligatorisch, im Gegensatz zur Europäischen Union, wo sie generell mit einer fortlaufenden eindeutigen Nummer und der vollständigen Identifikation der Parteien gefordert wird. Sie bleibt jedoch das einfachste Mittel, um den Vorsteuerabzug nachzuweisen, und die formale Konformität ist entscheidend: Eine nicht konforme Rechnung kann zur Ablehnung dieses Abzugs führen. Gutschriften und Rechnungen für Kleinbeträge bis 400 CHF unterliegen erleichterten Regeln. Daher ist ein Tool vorteilhaft, das eine Gutschrift ausstellt, die mit der Originalrechnung verknüpft ist, anstatt eine bereits versendete Rechnung zu überschreiben.

Elektronische Rechnung: Echtheit, Integrität und Beweiskraft

In der Schweiz haben elektronische Rechnungen, einschliesslich PDF, denselben Beweiswert wie Papierrechnungen. Die elektronische Signatur ist fakultativ, schützt aber am besten vor nicht identifizierbaren Änderungen: Ohne sie wird der Nachweis der Echtheit und Integrität der Rechnung nicht erbracht und diese stellt keinen unanfechtbaren Beweis dar.

Das Fehlen einer Signatur ist dennoch nicht zwingend hinderlich. Der Grundsatz der freien Beweiswürdigung erlaubt es, andere Nachweise vorzulegen – Bestell- oder Lieferscheine, Buchhaltungseinträge, Zahlungsnachweise –, deren Beweiskraft im Einzelfall beurteilt wird. Die Führung der Bücher gemäss Art. 957a OR und der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher ermöglicht in der Regel, die für die Mehrwertsteuer relevanten Tatsachen nachzuweisen. Ein Unternehmen mit einem internen Kontrollsystem (IKS) kann dieses ebenfalls als Beweismittel nutzen; die ESTV stuft die Freiheit der Beweismittel als verfahrensrechtliche Frage der Mehrwertsteuer ein.

Folge für die Tool-Wahl: Der Wert liegt nicht im Rechnungsmodell, sondern in der Beweiskette. Das Tool muss jede Rechnung mit ihrer Bestellung, Lieferung und ihrem Eingang verknüpfen, die tatsächlich versendete Version bei einer Korrektur aufbewahren und nachvollziehbar machen, wer was und wann geändert hat. Die Archivierung folgt den Aufbewahrungsregeln. Ein Tool, das eine Rechnung identisch aus einer Vorlage neu erstellt, ohne Journal oder Historie, schwächt die Position im Falle einer Kontrolle.

QR-Rechnung, eBill und Inkasso: Die erwarteten Funktionen

Zu den Unternehmen in der Schweiz offenstehenden Inkassokanälen gehören die QR-Rechnung, die digitale Fakturierung eBill, der Lastschrifteinzug LSV+, das Payment-Terminal, die Online-Zahlungslösung und TWINT Business. Eine Rechnungssoftware wird also ebenso daran gemessen, was sie generiert, wie daran, was sie nachverfolgen lässt. Ein kostenloses Tool wie jenes von Entreprendre.ch erstellt Offerten, Rechnungen und QR-Rechnungen: Dies ist ein erster Vergleichspunkt, vorausgesetzt, man prüft, was downstream fehlt.

In einem Tool zu prüfen: Die Erstellung des QR-Abschnitts mit einer exakten IBAN und Zahlungsdaten, die mit der mit dem Kunden vereinbarten Übereinstimmung. Sodann der eBill-Versand über den Bankkanal und die Verwaltung des Mandats für den Lastschrifteinzug LSV+. Schliesslich ein Status pro Rechnung – ausgestellt, versendet, bezahlt, teilweise bezahlt, überfällig –, der durch die tatsächlich eingegangenen Zahlungen gespeist wird.

Der Abgleich zwischen fakturiertem Betrag und eingegangenem Betrag macht im Alltag den Unterschied. Ohne Import oder Verbuchung der Zahlungen hängt jeder Status von einer manuellen Aktualisierung ab und die Mahnarbeit beruht vollständig auf menschlicher Kontrolle. Für Selbstständige oder KMU wiegt die Fähigkeit des Tools, diese manuelle Nachverfolgung zu reduzieren, schwerer als die Anzahl der angebotenen Rechnungsvorlagen.

Sätze, Vorsteuer und Abrechnung bei der ESTV

Die Software ist das erste Glied der Abrechnung. Der Satz wird pro Position gewählt, die erhobene Mehrwertsteuer wird pro Satz kumuliert, die Vorsteuer wird auf den Einkaufsrechnungen erfasst und der Saldo wird periodenweise berechnet. Die Abrechnung erfolgt dann online bei der ESTV, welche die Abrechnung, die Berichtigungsabrechnung, die jährliche Konkordanz und die Wechselkurse ausländischer Währungen bearbeitet.

Die ESTV hat ihre wichtigsten digitalen Dienste auf ihr neues Portal übertragen. Aufgrund verschärfter Sicherheitsanforderungen ist „MWST-Abrechnung easy“ nicht mehr verfügbar und dessen Nutzer müssen auf „MWST-Abrechnung pro“ wechseln; dieser Dienst sendet automatisch eine E-Mail oder SMS, sobald die Abrechnung verfügbar ist. Für die Anmeldung empfiehlt die ESTV die AGOV-ID, die CH-Login schrittweise spätestens bis zum 31. Oktober 2026 ersetzen wird. Der Aktivierungscode, der per Post an den Sitz des Unternehmens gesendet wird, ist 90 Tage gültig; ein vom Administrator verwalteter Einladungscode maximal 90 Tage.

Für Fremdwährungen veröffentlicht die ESTV Kurse basierend auf dem Tageskurs oder dem monatlichen Durchschnittskurs. Das Tool muss daher die Wahl der Umrechnungsmethode ermöglichen und den angewandten Kurs nachvollziehbar machen; andernfalls wird die jährliche Konkordanz schwierig zu begründen.

Kriterien zur Prüfung der Exports und MWST-Journale: Die Gesamtsumme der erhobenen Mehrwertsteuer im Journal muss mit der Kumulation der Rechnungszeilen der Periode übereinstimmen und die Gesamtsumme der Vorsteuer mit den erfassten Einkaufsrechnungen. Gutschriften müssen die steuerbare Bemessungsgrundlage reduzieren und nicht in einem isolierten Konto verschwinden. Jede Periode muss erneut durchgespielt und mit der an die ESTV übermittelten Abrechnung abgeglichen werden können.

Die Zahlung – Fälligkeiten, Fristverlängerungsgesuche, Verzugs- und Entschädigungszins, Inkassomassnahmen – wird seitens der ESTV verwaltet. Die Software muss mindestens den geschuldeten Betrag und das Referenzdatum wiedergeben.

Kriterienkatalog zum Vergleich Schweizer Rechnungssoftware

MWST-Konformität: Prüfung der Angaben des KMU-Portals des SECO, UID des Lieferanten auf jedem Dokument, Verwaltung mehrerer Sätze auf derselben Rechnung, Behandlung von Gutschriften und Kleinbetragsrechnungen. Unternehmensidentität: Ein einziger Ort für UID, Adresse, Zahlungskonto und Konditionen, der überall wiederverwendet wird.

Fakturierung und Inkasso: Offerten und Rechnungen, QR-Rechnung, eBill, LSV+, Verfolgung von Status und Mahnungen. Beweis und Archivierung: Aufbewahrung der versendeten Version, Änderungsjournal, Verknüpfung der Belege – Bestellung, Lieferung, Zahlung – im Sinne von Art. 957a OR und der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher.

Buchhaltung und MWST: Export der Buchungen an die Treuhand, MWST-Journale nach Satz und Periode, Verwaltung mehrerer Abrechnungsperioden, Umrechnung von Fremdwährungen mit Nachvollziehbarkeit des Kurses. Eignung für Selbstständige und KMU: Anzahl Benutzer, wiederkehrende Fakturierung, Zugriff von mehreren Geräten, laufende Kosten und Kündigungsbedingungen.

Abschliessende Prüfung: Konfrontation der Dokumentation des Anbieters mit den offiziellen Quellen. Die ESTV (estv.admin.ch) für die Steuerpflicht, die Sätze, die Online-Abrechnung und die Wechselkurse; das KMU-Portal des SECO (kmu.admin.ch) für die Rechnungsangaben und die elektronische Signatur; die Inkasso-Seiten der Banken für QR-Rechnung, eBill und Lastschrifteinzug. Ein Tool, dessen Rechnungen die Angaben von Art. 26 MWSTG nicht enthalten, deckt das Schweizer Minimum nicht ab.