Software di fatturazione e IVA svizzera: requisiti e criteri

Cosa cambia l’IVA svizzera nella scelta di un software

L’assoggettamento obbligatorio inizia a partire da 100’000 CHF di fatturato mondiale determinante. Superata questa soglia, l’azienda si iscrive al registro dell’AFC, vi dichiara l’IVA e ne chiede la cancellazione qualora le condizioni non siano più soddisfatte. La determinazione dell’assoggettamento, l’iscrizione e la cancellazione sono disciplinate dall’Info IVA 02 dell’AFC, documento di riferimento che lo strumento software deve rispettare alla lettera. Un software che non monitora il fatturato fatturato nel corso dell’anno non consente di controllare il rispetto di questa soglia.

In Svizzera esistono tre aliquote: 8,1% (aliquota normale), 2,6% (aliquota ridotta) e 3,8% (aliquota speciale, ad esempio per il pernottamento, inclusa la colazione direttamente collegata al soggiorno). Introdotte il 1° gennaio 2024, queste aliquote rimangono in vigore anche nel 2026. L’aliquota dipende dalla natura esatta del bene o servizio venduto, non solo dal settore di attività: una stessa fattura può quindi contenere voci soggette ad aliquote diverse. Il software deve gestire un’aliquota per ogni riga, memorizzarla per articolo o prestazione e ripartire il totale per aliquota.

Secondo il metodo effettivo, l’azienda fattura l’IVA sulle proprie vendite, deduce l’imposta precedente sugli acquisti professionali quando le condizioni sono soddisfatte e versa la differenza all’AFC. Esempio: prestazioni per 10’000 CHF imponibili all’aliquota normale generano 810 CHF di IVA riscossa; 324 CHF di IVA sono recuperabili sulle spese del periodo; restano 486 CHF da versare. Il software deve fornire questi tre importi per ogni periodo di dichiarazione, non limitandosi a un totale delle fatture.

La deduzione non è mai automatica: richiede una spesa legata a un’attività che dà diritto alla deduzione e una giustificazione corretta. Alcune prestazioni nei settori della sanità, dell’istruzione, delle assicurazioni o bancario sono escluse dal campo di applicazione dell’IVA; l’IVA sostenuta a monte non è generalmente deducibile.

Un’esportazione correttamente documentata viene fatturata senza IVA svizzera, mantenendo tuttavia il diritto alla deduzione. Dal 2025, alcune aziende possono richiedere una dichiarazione annuale, senza che ciò elimini i pagamenti acconti durante l’anno: la periodicità deve quindi essere configurabile nello strumento.

Le menzioni fatturali che il software deve controllare

Il Portale PMI della SECO elenca gli elementi richiesti. Nome e indirizzo del fornitore, con il suo numero IVA: dal 1° gennaio 2014, il numero d’identificazione delle imprese (IDE) completato dal suffisso IVA. Nome e indirizzo del destinatario (menzione obbligatoria sugli scontrini superiori a 400 CHF) e data di consegna o di fornitura della prestazione se diversa dalla data di fatturazione. Descrizione precisa del bene o del servizio, prezzo (controprestazione), aliquota IVA applicata e importo dell’IVA se non incluso nel prezzo, firma.

L’articolo 26 LTVA permette di distinguere tra ciò che è obbligatorio e ciò che è utile. Il numero di fattura e la scadenza facilitano l’archiviazione e l’identificazione dei pagamenti, ma non fanno parte delle menzioni espressamente elencate in questo articolo. Quando l’imposta è inclusa nel prezzo, secondo la LTVA è sufficiente indicare l’aliquota. Un buon software blocca quindi l’emissione finché mancano le menzioni legali e tratta i campi gestionali — numero unico, scadenza, IBAN o sezione QR — come dati distinti.

In Svizzera, la fattura è obbligatoria solo su richiesta del destinatario, a differenza dell’Unione Europea, dove è generalmente richiesta, con un numero sequenziale unico e l’identificazione completa delle parti. Resta comunque il mezzo più semplice per provare la deduzione dell’imposta precedente, e la conformità formale è determinante: una fattura non conforme può portare al rifiuto di tale deduzione. Le note di credito e le fatture di importo ridotto, fino a 400 CHF, seguono regole semplificate. Da qui l’interesse di uno strumento che emetta un avere collegato alla fattura originale piuttosto che sovrascrivere una fattura già inviata.

Fattura elettronica: autenticità, integrità e forza probante

In Svizzera, le fatture elettroniche, PDF inclusi, hanno lo stesso valore probante delle fatture cartacee. La firma elettronica è facoltativa, ma offre la migliore protezione contro modifiche non identificabili: senza di essa, la prova dell’autenticità e dell’integrità della fattura non è fornita e questa non costituisce una prova incontestabile.

L’assenza di firma non è tuttavia dirimente. Il principio della libera valutazione delle prove consente di produrre altre giustificazioni — ordini di acquisto o di consegna, scritture contabili, prove di pagamento — la cui forza probante viene valutata caso per caso. La tenuta dei libri ai sensi dell’art. 957a CO e dell’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri contabili permette generalmente di dimostrare i fatti rilevanti per l’IVA. Un’azienda dotata di un sistema di controllo interno (SCI) può inoltre utilizzarlo come mezzo di prova; l’AFC classifica la libertà dei mezzi di prova tra le questioni procedurali IVA.

Conseguenza per la scelta dello strumento: il valore non risiede nel modello di fattura, ma nella catena di prova. Lo strumento deve collegare ogni fattura al suo ordine, alla sua consegna e al suo incasso, conservare la versione effettivamente inviata in caso di correzione e tracciare chi ha modificato cosa e quando. L’archiviazione segue le norme di conservazione. Uno strumento che ricostruisce una fattura identica a partire da un modello, senza registro né storico, indebolisce la posizione in caso di controllo.

Fattura QR, eBill e incasso: le funzioni attese

I canali di incasso aperti alle aziende svizzere includono la fattura QR, la fatturazione digitale eBill, l’addebito diretto LSV+, il terminale di pagamento, la soluzione di pagamento online e TWINT Business. Un software di fatturazione si giudica quindi tanto per ciò che genera quanto per ciò che permette di monitorare. Uno strumento gratuito come quello di Entreprendre.ch crea preventivi, fatture e fatture QR: è un primo punto di confronto, a condizione di verificare ciò che manca a valle.

Da controllare in uno strumento: la produzione della sezione QR con un IBAN esatto e coordinate di pagamento conformi a quanto concordato con il cliente. Poi l’invio eBill tramite il canale bancario e la gestione del mandato per l’addebito diretto LSV+. Infine, uno stato per ogni fattura — emessa, inviata, pagata, parzialmente pagata, in ritardo — alimentato dai pagamenti effettivamente ricevuti.

Il riconciliazione tra importo fatturato e importo incasso fa la differenza nella quotidianità. Senza importazione o riconciliazione dei pagamenti, ogni stato dipende da un aggiornamento manuale e il lavoro di sollecito si basa interamente sul controllo umano. Per un indipendente o una PMI, la capacità dello strumento di ridurre questo monitoraggio manuale pesa più del numero di modelli di fattura proposti.

Aliquote, imposta precedente e dichiarazione all’AFC

Il software è il primo anello della dichiarazione. L’aliquota si sceglie per ogni voce, l’IVA riscossa si cumula per aliquota, l’imposta precedente si registra sulle fatture di acquisto e il saldo si calcola per periodo. La dichiarazione avviene poi online presso l’AFC, che elabora la dichiarazione, la dichiarazione rettificativa, la conciliazione annuale e i corsi delle valute estere.

L’AFC ha trasferito i suoi principali servizi digitali sul suo nuovo portale. A causa del rafforzamento dei requisiti di sicurezza, « Dichiarazione IVA easy » non è più disponibile e i suoi utenti devono passare a « Dichiarazione IVA pro »; questo servizio invia automaticamente un’e-mail o un SMS non appena la dichiarazione è disponibile. Per la connessione, l’AFC raccomanda l’identificativo AGOV, che sostituirà progressivamente CH-Login entro il 31 ottobre 2026 al più tardi. Il codice di attivazione, inviato per posta alla sede dell’azienda, è valido 90 giorni; un codice di invito gestito dall’amministratore, 90 giorni al massimo.

Per le valute estere, l’AFC pubblica i corsi secondo il corso giornaliero o il corso medio mensile. Lo strumento deve quindi permettere di scegliere il metodo di conversione e tracciare il corso applicato; in mancanza, la conciliazione annuale diventa difficile da giustificare.

Criteri per verificare le esportazioni e i registri IVA: il totale dell’IVA riscossa del registro deve corrispondere al cumulo delle righe delle fatture del periodo, e il totale dell’imposta precedente alle fatture di acquisto registrate. Gli averi devono ridurre la base imponibile e non scomparire in un conto isolato. Ogni periodo deve poter essere riesaminato e riconciliato con la dichiarazione trasmessa all’AFC.

Il pagamento — scadenze, richieste di proroga, interessi moratori e remunerativi, misure di recupero — è gestito dall’AFC. Il software deve almeno restituire l’importo dovuto e la data di riferimento.

Griglia di criteri per confrontare i software di fatturazione svizzeri

Conformità IVA: controllo delle menzioni del Portale PMI della SECO, numero IDE del fornitore riportato su ogni documento, gestione di più aliquote sulla stessa fattura, trattamento degli averi e delle fatture di importo ridotto. Identità dell’azienda: un unico luogo per IDE, indirizzo, conto di pagamento e condizioni, riutilizzato ovunque.

Fatturazione e incasso: preventivi e fatture, fattura QR, eBill, LSV+, monitoraggio degli stati e dei promemoria. Prova e archiviazione: conservazione della versione inviata, registro delle modifiche, collegamento delle giustificazioni — ordine, consegna, pagamento — nello spirito dell’art. 957a CO e dell’Ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri contabili.

Contabilità e IVA: esportazione delle scritture verso il fiduciario, registri IVA per aliquota e per periodo, gestione di più periodi di dichiarazione, conversione delle valute estere con tracciabilità del corso. Adeguazione all’indipendente e alla PMI: numero di utenti, fatturazione ricorrente, accesso da più dispositivi, costo ricorrente e condizioni di disdetta.

Verifica finale: confrontare la documentazione del fornitore con le fonti ufficiali. L’AFC (estv.admin.ch) per l’assoggettamento, le aliquote, la dichiarazione online e i corsi di cambio; il Portale PMI della SECO (kmu.admin.ch) per le menzioni fatturali e la firma elettronica; le pagine di incasso delle banche per la fattura QR, eBill e l’addebito diretto. Uno strumento le cui fatture non riportano le menzioni dell’art. 26 LTVA non copre il minimo svizzero.